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Pierre Grateau
Le 1 décembre 2016
Les 6 conseils pour organiser l'Arbre de Noël du Comité d'Entreprise
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Les 6 conseils pour organiser l'Arbre de Noël du Comité d'Entreprise

L’Arbre de Noël du Comité d’Entreprise est un évènement fort de l’année. C’est l’occasion pour les salariés de se retrouver dans un cadre plus détendu, et pour les enfants de rencontrer de nouvelles têtes tout en mettant un visage sur les noms que Papa et Maman évoquent le soir à table.

 Du coup, il est important de ne pas rater l’organisation de cet évènement. Vous avez de la chance, PlateformeCE vous a concocté une liste des 5 conseils pour organiser l’Arbre de Noël.

 

 

1. Définir le budget de la soirée de Noël

 

C’est la première étape, primordiale, pour pouvoir organiser votre Arbre de Noël.

Vous devez décider quel budget vous voulez (ou pouvez) allouer à ce temps fort. Cette décision conditionnera toutes les autres étapes de l’organisation.

Si votre Comité d’Entreprise a déjà organisé des Arbres de Noël par le passé, vous pouvez évidemment reprendre le même budget (a priori, cela a dû être prévu par votre Trésorier). Si c’est votre premier Arbre de Noël, vous pouvez utiliser le reliquat du budget ASC, pas toujours consommé en entier à la fin de l’année. Difficile de vous donner une fourchette : en fonction du nombre de salariés (et donc d’enfants) et de vos choix, le budget peut se situer entre 800€ et plus de 100.000€ !

Une fois le budget défini, et en fonction de vos moyens, vous pouvez passer à l’étape suivante.

 

 

2. Décider du lieu de l’Arbre de Noël

 

Ici, deux écoles s’opposent. Soit vous avez accès à un local prêté par l’entreprise (cantine, grande salle de réunion…), soit vous louez une salle de réception.

Evidemment, votre budget rentrera en ligne de compte mais pensez aussi aux avantages et inconvénients de chaque solution :

  • Dans les locaux de l’entreprise : les enfants voient où leurs parents travaillent, mais les salariés auront peut-être du mal à associer cette journée avec un sentiment de détente. En revanche c’est gratuit.
  • Dans une salle de réception extérieure : on sort du cadre du travail, mais les horaires sont limités et cela coûte plus cher

 

Dans tous les cas, il est important de choisir un lieu accessible. Pensez à trouver un lieu le plus « central » possible pour tous les salariés concernés, avec des possibilités de parking à proximité et bien desservi par les transports en commun.

Vous vous en doutez, le choix du local est forcément lié au choix des animations proposées aux enfants. C’est donc notre conseil suivant.

 

3. Choisir les activités de l’Arbre de Noël

Une fois de plus, tout dépend de votre budget. De la venue d’un Père Noël à une activité en extérieur en passant par les maquilleuses ou un spectacle de cirque, vous avez beaucoup de choix.

Evitez les activités trop marquées : une session de kart par exemple, sera sûrement plus un cadeau pour les petits garçons, voire pour leurs papas, et ne plaira pas à toutes les petites filles.

Si votre budget est limité, choisissez une valeur sûre : faites venir le Père Noël qui distribuera « Oh Oh Oh » et tapes sur la tête avant d’être assailli pour une séance photo. Il vous en coûtera environs 400€ HT.

Dès lors que vous avez un peu plus de marge financière, laissez libre court à votre imagination, les possibilités sont multiples :

  • Atelier maquillage
  • Spectacle de cirque
  • Sculpture de ballons
  • Caricatures
  • Spectacle ludique
  • Conteur

Comptez quelques centaines d’euros (hors taxes) par atelier et minimum 1000€ pour un spectacle d’une petite demi-heure.

 

Le piège à éviter ? Prévoir trop peu de personnel ou d’ateliers. La patience des enfants étant légendaire, pleurs et crises de nerfs assurés s’ils font trop la queue !

 

4. Choisir une solution pour le buffet

Un buffet sera très apprécié des enfants comme des parents, mais n’oubliez pas une chose : l’Arbre de Noël est quand même un évènement prévu pour… les enfants !

Du coup, évitez les canapés « triple axel de pamplemousse sur lit d’avocat et chutney de brocolis »… et préférez plutôt des bonbons, gâteaux, clémentines et autres biscuits apéritifs.

Malgré tout, les parents apprécieront une petite bulle de champagne, pensez-y.

Une fois de plus, votre budget déterminera votre choix de prendre un « traiteur » ou de tout faire vous-même (et avec quelques salariés-parents bénévoles !).

 

5. Décider de faire ou non des cadeaux

Eh oui, Noël rime avec cadeaux… C’est un sujet épineux dans votre préparation de l’Arbre de Noël.

Les enfants seront toujours heureux de déballer un cadeau. Il faudra prévoir le même jouet pour tout le monde, unisexe si possible. Sinon, un pour les filles et un pour les garçons. Mais deux problèmes se posent :

  • Faire plaisir à chacun est impossible, il y aura forcément des déçus
  • Il faudra bien transporter ces cadeaux. Cela devient vite un casse-tête avec beaucoup d’enfants inscrits…
  • Si un jouet ne marche pas, vous allez devoir trouver une solution

Pour toutes ces raisons, et malgré le manque de « magie », nous vous conseillons de faire simple : offrez aux salariés des chèques cadeaux pour leurs enfants.

  • Chaque enfant aura un cadeau dans sa liste
  • Vous n’avez pas de problème de logistique

 

6. Choisir la (bonne) date de l’Arbre de Noël

Mais pour tout ça, il faut bien une date ! Les 3 premiers week-ends de décembre s’imposent d’eux-mêmes.

Evitez le mercredi après-midi, pas toujours pratique pour les parents, et préférez le week-end. Notre petit doigt nous a dit que l’idéal était le dimanche car le samedi vous êtes concurrencés par les courses de dernière minute.

Attention au 3ème week-end de décembre : c’est le début des vacances scolaires, vous aurez peut-être moins d’enfants présents.

Si vous louez une salle, vous serez peut-être contraints à un créneau horaire. Le même petit doigt (permanente de CE qui organise son 19ème Arbre de Noël cet année) nous a confié que le meilleur créneau était celui de 13h : avant c’est trop tôt pour le réveil, après trop tard pour le trajet du retour.

 

Notez par ailleurs que cet article vous sera utile maintenant, pour organiser votre Arbre de Noël… 2016 ! En effet, beaucoup de salles sont louées presque un an à l’avance, de même que les prestataires de spectacles et d’ateliers pour les enfants.

 

Voilà, vous avez tous les éléments pour organiser votre Arbre de Noël ! Partagez cet article avec vos collègues, et revenez la semaine prochaine pour lire notre article sur vos obligations vis-à-vis de la CNIL.

 

Allez, parce qu’on est généreux, on vous donne 3 conseils en bonus :

 

7. Conseil bonus n° 1 : faire un sondage

Pour être sûr de faire plaisir à vos salariés, le mieux est encore de leur demander ce qu’ils veulent ! Utilisez le module de sondage de votre logiciel de gestion, et profitez des résultats pour orienter votre décision.

 

8. Conseil bonus n°2 : offrir un livre photo de l’Arbre de Noël

Avec toutes les belles photos qui seront prises, vous pourriez offrir un livre photo aux salariés. D’autant plus que c’est de la communication sur les actions du CE. Cela rentre donc dans le budget de fonctionnement.

On connaît 1Year1Book, vous pouvez vous adresser à eux les yeux fermés !

 

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