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Le Comité d'Entreprise doit-il déclarer à la CNIL ?

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Le Comité d'Entreprise doit-il déclarer à la CNIL ?

 

Vous nous posez souvent la question : le Comité d’Entreprise doit-il déclarer son fichier des salariés la CNIL ? C’est vrai qu’il y a de quoi s’y perdre.

Alors chez PlateformeCE, on a enquêté, et comme pour les assurances du Comité d'Entreprise, on vous répond, point par point.

 

Que dit la CNIL sur les données à caractère personnel ?

 

Ces derniers temps, vous entendez parler de fichier de données à caractère personnel, de déclaration à la CNIL, d’obligations légales… Alors que faire ?

Etablir, utiliser, ou posséder un fichier de données à caractère personnel (en clair, un fichier qui rassemble nom, prénom, et autres informations) est très encadré par la loi. Le site de la CNIL nous donne des éléments de réponse sur ces obligations :

 

Bon… ça fait peur tout ça. La plupart des Comités d’Entreprises exploitent, pour le bon pilotage de leurs ASC des fichiers complets et complexes à propos de leurs salariés : tranche d’imposition, identité du conjoint, date de naissance des enfants…

 

Mais, ça veut dire que le comité d’Entreprise doit faire une déclaration à la CNIL ?

 

Bon, on ne vous fait pas attendre plus longtemps : la plupart du temps, non ! Et on va vous dire pourquoi.

Effectivement, le Comité d’Entreprise traite des données à caractère personnel. Mais pour le bon fonctionnement des Activités Sociales et Culturelles, et même pour vérifier le bon calcul du budget de fonctionnement, la CNIL estime que « ce sont des traitements courants qui ne sont pas susceptibles de porter atteinte à la vie privée des salariés et des membres de leurs familles ». C’est le sens de la Dispense n° 10 - Délibération n° 2006-230 du 17 octobre 2006 : celle-ci stipule que le Comité d’Entreprise est dispensé de déclaration pour toutes les informations suivantes :

  • Employé : nom, prénom, photographie, sexe, date et lieu de naissance, coordonnées professionnelles, coordonnées personnelles, situation matrimoniale
  • ayants droit : nom, prénom, sexe, date de naissance, lien avec l'ouvrant droit, nombre d'enfants
  • matricule interne, date d'embauche, service, statut
  • avis d'imposition, mutuelle, prime, part fiscale, références du compte bancaire (attention : ces informations sont facultatives et le salarié doit en être informé)

 

En revanche, ces informations ne peuvent être conservées qu’en tant que l’employé est… employé. Dès lors qu’il quitte l’entreprise, le CE n’a plus à les conserver. Pour les informations concernant les prestations reçues, la période est de deux ans, glissants.

 

Vous voyez donc que dans la plupart des cas, vous êtes dispensés. Mais ce n’est pas automatique !

 

Pour résumer : il y a peu de chance pour que vous soyez tenus de déclarer. Par contre, vous êtes tenus d’informer le salarié du caractère facultatif de certaines données, pensez-y ! Gardez aussi un œil sur la durée de détention des informations.

 

A très vite sur notre blog !

 

 

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